Cómo el exceso de propiedades puede matar tu CRM

La deuda de propiedades en tu CRM puede ser un asesino silencioso para la eficiencia de tu negocio. A medida que acumulas más propiedades en tu CRM, aumentan las probabilidades de encontrar desalineaciones y problemas que pueden complicar tus procesos y reportes.

En este artículo, exploraremos cómo la acumulación de propiedades antiguas e inusuales puede romper tus flujos de trabajo y enturbiar la imagen general de tu negocio. Además, te guiaremos en la creación de tu propio diccionario de datos para mantener la limpieza y funcionalidad de tu CRM.

El Problema de la Acumulación de Propiedades

Con el tiempo, es inevitable que se acumulen propiedades que ya no se usan. Estas propiedades antiguas pueden causar varios problemas:

• Desalineación de Datos: Las propiedades no utilizadas pueden interferir con la precisión de tus informes y flujos de trabajo.
• Confusión y Desorden: Con demasiadas propiedades innecesarias, se vuelve difícil mantener una vista clara y precisa de tus datos.
• Desperdicio de Recursos: Gestionar y mantener propiedades que no se usan consume tiempo y recursos valiosos.

Cada vez que nos involucramos en una nueva instancia de HubSpot, realizamos un inventario para identificar qué es personalizado y qué viene por defecto. Preguntas clave como "¿Se está usando?", "¿Dónde se usa?", "¿Por qué se creó?" y "¿Quién es el propietario?" nos ayudan a determinar las brechas y comenzar el proceso de documentación alrededor de una taxonomía compartida de datos importantes.

Componentes Esenciales de un Diccionario de Datos

Para gestionar eficazmente tus propiedades de datos, es crucial crear un diccionario de datos. Aquí están los componentes esenciales que debe incluir:

• Nombres de Elementos de Datos: Identificadores únicos para cada propiedad.
• Definiciones de Datos: Descripciones claras de lo que representa cada propiedad.
• Tipos de Datos: Clasificaciones como texto, número, fecha, etc.
• Unidades de Medida: Para propiedades numéricas o cuantitativas.
• Fuentes de Datos: Sistemas de origen de los datos.
• Relaciones: Tipos de sincronización entre diferentes sistemas.
• Propietarios de Datos: Responsables de cada propiedad de datos.
• Frecuencia de Actualización: Con qué regularidad se actualizan los datos.
• Reglas de Validación de Datos: Criterios para asegurar la calidad y consistencia de los datos.

Ejemplo Práctico

En una empresa de retail, los nombres de los elementos de datos pueden incluir 'SKU', 'Nombre del Producto' y 'Precio'. Cada uno debe tener definiciones y pautas de uso específicas para agilizar la gestión del inventario y los reportes de ventas.

Pasos para Implementar un Diccionario de Datos

Implementar un diccionario de datos no es tarea fácil, pero siguiendo estos pasos, puedes hacerlo de manera efectiva:

1. Definir el Caso de Negocio: Clarificar por qué es necesario y qué beneficios traerá.
2. Identificar tu Estrella Polar: Crear un plan de proyecto claro y alineado con tus objetivos.
3. Asignar Propietarios: Designar responsables de cada departamento para asegurar una representación transversal.
4. Inventariar Elementos de Datos Existentes: Realizar un inventario de datos en un esfuerzo colaborativo.
5. Definir y Documentar: Describir detalladamente cada elemento de datos.
6. Revisar y Refinar: Asegurarse de que la documentación sea precisa y útil.
7. Educación Interna: Capacitar a los empleados, adoptar ampliamente el diccionario y mejorar continuamente.

Consejo Rápido

Involucra a los líderes de departamento desde el principio para garantizar que el diccionario de datos sea comprensivo y fácil de usar.

Conclusión

Mantener un CRM limpio y funcional es crucial para la eficiencia de tu negocio. La creación de un diccionario de datos bien documentado y gestionado puede ayudar a evitar los problemas asociados con la deuda de propiedades.

¿Has enfrentado desafíos con la gestión de datos en tu organización?