Cómo escribir un manual de Procesos y Reglas para tu equipo de Ventas

Hablar de documentación de procesos puede sonar tan aburrido como hacer ejercicios de kinesiología o comer bien cuando estás con mucho stress: nadie quiere hacerlo, pero sabes que es necesario. Estoy seguro que no hay nadie realmente apasionado por documentar las cosas... pero hay que pensar en el futuro porque hacerlo correctamente puede transformar la eficiencia y el rendimiento de tu equipo de Revenue Operations (RevOps). En este artículo, exploraremos por qué y cómo deberías crear documentación de procesos eficaz.

¿Por Qué Documentar los Procesos?

Documentar procesos en RevOps puede parecer una tarea tediosa, pero es esencial para:

• Consistencia: Asegura que todos los miembros del equipo sigan los mismos procedimientos.
• Capacitación: Facilita la incorporación de nuevos empleados al proporcionarles una guía clara.
• Optimización: Permite identificar y mejorar áreas ineficientes.
• Escalabilidad: Ayuda a escalar operaciones sin perder calidad o eficiencia.

Herramientas y Estrategias para Crear Documentación Eficaz

Aquí hay algunas estrategias prácticas para crear documentación de procesos rápidamente:

• Grabaciones de Video: Graba videos en Loom mostrando los procesos.
• Grabación de procesos: Usa herramientas como Tango para documentar la manera de hacer los básicos de tu operación.
• Edición: Revisa y edita los documentos para asegurar claridad y precisión.

Buenas Prácticas para la Documentación

Para asegurar que tu documentación sea útil y accesible, sigue estas mejores prácticas:

• Que sea fácil de digerir: Haz una presentación visual que ayude a guiar a cualquier persona y que lo motive a seguir viéndola. A más cantidad de texto, menor cantidad de comprensión.
• Que sea un documento en línea editable: Mantenlo accesible y editable para que cuando haya cualquier actualización, sea simple de mantener.
• Fecha de Actualización: Incluye la fecha de la última actualización en cada sección.
• Propietario de Sección: Designa un responsable para cada sección para que la responsabilidad de un documento extenso no caiga en una sola persona.
• Formato Pregunta/Respuesta: Escribe las secciones como preguntas para que sean fáciles de entender.
• Lista de Preguntas: Añade una lista de preguntas frecuentes  o relevantes para cada sección.

Ejemplo de Documentación para un Ejecutivo de Cuentas

Imaginemos que entró un nuevo Ejecutivo de Cuentas a tu equipo. ¿Qué necesitaría saber?

Aquí te dejo algunas ideas:

1. Cuentas/Clientes:

   • ¿Qué empresas puedo contactar?
   • ¿Cómo identifico qué empresas o negocios son míos?
   • ¿Cómo están asignadas las cuentas en mi empresa?
   • ¿Cómo puedo ver si este empresa o oportunidad tiene negocios previos al que estoy trabajando?
   • ¿Cómo buscar negocios existentes en la cuenta?
   • ¿Si no tengo nada que hacer, qué negocios puedo tratar de revivir sin perjudicar al dueño anterior?
   • ¿Qué campos puedo/debo editar y cuándo?
   • ¿A quién acudir si tengo una pregunta?

2. Negocios y Contactos:

   • Negocios:
     • ¿Cómo trabajar con nuevos negocios?
     • ¿Qué hacer si un negocio está duplicado?
     • ¿Cómo se asignan los negocios a los representantes de ventas?
     • ¿Cuáles son los criterios para priorizar un negocio por sobre otro?
     • ¿Cuáles son los criterios que existen para descartar un negocio?
     • ¿Cuánto tiempo debería pasar antes de descartar un negocio si todavía no tengo respuesat?
     • ¿Cómo se trabaja la relación entre contactos, negocios y empresas en la organización?
     • ¿Si levanto mi propio negocio, que tengo que hacer para que se reconozca que lo traje yo y no marketing?
     • ¿Hay incentivos por cerrar cierto tipo de negocios o en cierta cantidad de tiempo?
   • Contactos:
     • ¿Cómo trabajar con contactos existentes y outbound?
     • ¿Qué pasa si actualizo un contacto?
     • ¿Hay automatizaciones o reglas existentes que deba conocer si necesito actualizar un contacto?
     • ¿Dónde actualizo información si llamo a un contacto y algunos datos que ingresó están equivocados?
     • ¿A quién debo avisar si hago cambios importantes?
     • ¿Cómo rastrear interacciones con contactos?
     • ¿Qué hago si me llega un negocio que pertenece a otro equipo o ejecutivo?

Documentación de Negocios o Oportunidades

La documentación de oportunidades es crucial para el éxito en RevOps.

Aquí algunos puntos clave:

1. Creación de Oportunidades:
   • Pasos para crear una nueva oportunidad en Hubspot.
   • Campos requeridos y mejores prácticas para el ingreso de datos.
2. Calificación de Oportunidades:
   • Criterios para calificar oportunidades.
   • Cómo evaluar el valor potencial y la probabilidad de éxito.
3. Gestión de Oportunidades:
   • Progresión de oportunidades a través del pipeline de ventas.
   • Herramientas y reportes para rastrear el progreso.
4. Colaboración en Oportunidades:
   • Cómo colaborar con miembros del equipo en oportunidades.
   • Utilización de herramientas de colaboración como Slack.
5. Pronóstico y Cierre:
   • Además de conocer mi cartera, ¿qué propiedades debes actualizar para dar visibilidad de tu operación a tu líder?
   • Protocolos para seguimiento y cierre de oportunidades.
6. Análisis de Negocios ganados/perdidos:
   • Importancia de analizar oportunidades ganadas y perdidas.
   • Cómo realizar revisiones de ganancias/pérdidas para extraer insights valiosos.

Crear una documentación exhaustiva para tu equipo de RevOps puede ser un desafío, pero los beneficios superan con creces el esfuerzo. Con herramientas adecuadas y un enfoque estructurado, puedes transformar la eficiencia operativa de tu equipo, asegurando que todos trabajen de manera alineada y eficiente. Así, no solo estarás mejorando la productividad, sino también fomentando un ambiente de aprendizaje continuo y mejora constante.